İdeal bir satış primlendirme sistemi nasıl kurgulanmalı?

Satışlar artsın hedefler tutsun, emekler zayi olmasın diye otururken masada bir patron.
Aklında bir çok düşünce çakışmaya başlar. Pastadan pay vermek lazımdır elbette ama bunu dengeleri değiştirmeden nasıl yapabilir. Koşabilecek olanla sadık nöbet tutan arasında nasıl bir sistem kurmalıdır, nasıl bir uygulama yapmalıdır?
Geçmişte mutlaka bazı denemeler olmuştur. Doğru kurgulanmayan sistemsel olmayan uygulamalar ya istenilen satışı getirmemiş yada bölgenin sektörün  üzerinde satışlar getirerek pazarı dengeden uzaklaştırmış, yada şirket içi dengeleri altüst ettiği için huzursuzluğa sebebiyet vermiştir.

Peki İdeal Prim sistemi nasıl olmalı?

Çalışanları firmanın kendi hedeflerine motive etmek için kullanılan yöntemlerden en iddialı olanı da prim sistemidir. Günümüzde maaştan çok prim alarak geçinenlerin sayısı oldukça fazladır. Her sektör ve her şirket kendine özgü bir prim sistemi sunmaktadır.

Prim; işin kapsamına göre firma tarafından verilen hedeflerin tutmasından dolayı asıl ücrete ek olarak yapılan  ödemedir. İşveren tarafından çalışanı destekleyip verimini artırmak amacıyla verilen paradır. Prim bir gerçekleşmeye orantılı/bağlı olarak verilir. Bu yüzden miktarı/oranı genelde değişkendir.

Birçok firma prim sistemi uygulamak konusunda kararsızdır. Veya nasıl bir prim sistemi uygulaması gerektiğini bilememektedir.

“ İdeal prim sistemi nasıl olmalı ” sorusuna cevap vermek için her şirketin kendi iç dinamiğine ve hedeflerine göre karar vermesi gerekmektedir. Yazıda standart satış odaklı bir şirket için örnek bir prim sistemini vurgulayacağız.

Çalışanlar açısından bir ödüllendirme yöntemi olarak görülen prim uygulaması, şirket açısından hedeflere ulaşmak için uygulanan araçlardan biri olarak görülmelidir.

Büyüyen bir pazarınız varsa, üretiminiz talebe yetişemiyorsa, rekabet sizi rahatsız etmiyorsa, kar marjlarınız tatmin ediciyse, her sene sektörünüzün üzerinde büyüyorsanız prim sistemine değil ikramiye ve jestiyon gibi ödüllendirme uygulamalarına ihtiyacınız var demektir.

Rakipleriniz sürekli müşterilerinizi elinizden alıyorsa, kar marjlarınız düşmeye başladıysa, üretim kapasitenizin çok altında satışlarınız varsa, agresif hedefleriniz varsa prim sistemine geçmenizi öneririm.

Sektörünüz %15 büyürken siz de her sene %15 büyüyorsanız ve bu sene de %15 büyümeyi hedeflediyseniz, prim sistemi kurmanıza gerek yoktur. Sektörünüz %15 büyürken siz her sene en az %20 büyümeyi hedefleyip, pazar payınızı artırmak istiyorsanız prim sistemi uygulayabilirsiniz.

Prim uygulamanız mutlaka hedeflerinize endeksli olmalıdır.

Hedefiniz X bölgesinde 2018 yılında %40 büyüyerek 10 milyon EURO ciroya ve 4 milyon EURO  brüt kara ulaşmak ise, o bölgeye bakan satışçınıza bu hedefe ulaştığı zaman alabileceği bir prim sistemi uygulamalısınız. 

Şirketlerin hedefleri ve kıyaslamaları yıllık bazdayken, çalışanların gelire bakışı aylıktır. Dolayısıyla çalışanlar aylık gelirine bakar, patronlar da yıllık hedefleri başarıp başaramadığına. Her iki tarafı da tatmin edecek yöntem hem aylık hem de yıllık verilen primdir.

Bu prim uygulamasını yukarıdaki örnek ile anlatmaya devam edelim. 2018 yılında X bölgesinde 1 milyon TL ciro ve 400.000 TL brüt karlılık elde eden satışçınıza 2019 yılı  2,4 milyon TL ciro ve 600.000 TL brüt kar hedefi verdiniz diyelim. Önerdiğim prim sistemi şu; 2019 yılı hedefini başarması için bu satışçınıza her ay sonunda yaptığı satışlar üzerinden % 0.5 prim verin, aynı zamanda % 1 primi de hesabına kaydedin. Bu satışçı  TL satış yaptığı ayın sonunda 1000 TL prim alacak ve 2000 TL primi de yıllık prim alacağına yazdıracaktır. Diyelim ki bu satışçı 2019 yılında 2.5 milyon TL ciro ve 500.000  TL brüt kar üretti. O zaman bütün bir yıl boyunca ay sonlarında aldığı aylık primlerin toplamı 12.500 TL olacaktır. Öte yandan ciro ve karlılık hedefini tutturamadığı için yıllık priminde biriken diğer 25.000 TL tutarındaki yıllık primi alamayacaktır.

Bu prim sisteminde satışçı hem her ay yaptığı satışlar üzerinden aldığı primle motive olurken, hesabında biriken yıllık primi de alabilmek için daha verimli çalışacaktır.

Bu prim sisteminde yapılacak hata çalışanın yıllık ciro hedefini tutturup yıllık karlılık hedefini tutturamamasına rağmen yıllık primin verilmesidir. Yine örneğimize geri dönersek 2.5 milyon TL ciro hedefini yakalayan ama 600.000 TL karlılık hedefinin %60’ını tutturan satışçıya prim verilmemelidir. Çünkü genelde satışçılar yıllık hedefini tutturmak (kotasını doldurmak) adına karsız satışlar yapabilmektedirler. Yıllık primi karlılığa endekslemezseniz zararlı çıkarsınız. Bu yüzden yıllık primin karlılık hedefine bağlı olarak verileceğini mutlaka belirtilmelidir. Yani yıllık kar hedefine ulaşmak, yıllık ciro hedefine ulaşmaktan daha önemli olmalıdır. Bu yüzden satışçı yıllık kar hedefini tutturduysa (yıllık ciro primini tutturmasa bile) yıllık primini verebilirsiniz.

Dikkat edilmesi gereken bir husus da prime endeksli olan hedeflerin zorlayıcı olduğu kadar ulaşılabilir de olmasıdır. Yani koyduğunuz ciro ve karlılık hedefleri kolay yakalanamaz olmalı ama zor ulaşılır da olmamalıdır. Böylece satışçılarınız kötü geçen aylardan sonra bile hedeflerine ulaşabilecekleri inancını kaybetmezler.

Prim yüzdesini nasıl belirlemeliyiz?

Satışçılarınıza ekstra ne kadar kazanmak istiyorsanız prim yüzdeleriniz de o kadar olmalıdır. Prim yüzdelerini her sene değiştirebilirsiniz. (Sene içerisinde kesinlikle değiştirmeyiniz.)

Prim sisteminiz mutlaka kurallara bağlı olmalıdır. Kayıtsız şartsız prim verilemez. Prim hak edişi hedefe ve kurallara bağlı olmalıdır. Prim vermedeki amaç başarılı çalışanları ödüllendirmekse başarının tanımı yapılmalı ve kriterleri belirlenmelidir. Satışçılarınız hangi bölgede, kimlere, hangi ürün veya markayı, hangi karlılıkla sattığında ne kadar prim alacağını bilmeli ve hesaplayabilmelidir.

Sabit bir prim yüzdeniz olmak zorunda değildir. Geliştirmek istediğiniz satışlara göre farklı prim yüzdeleri belirleyebilirsiniz.

Prim yüzdeleri konusunda tavsiyelerim şunlar;

Her satışçıya aynı prim yüzdelerini uygulamak zorunda değilsiniz. Kıdemli satışçılarınıza daha fazla prim yüzdesi verebilirsiniz.
Bölgeye özel prim yüzdesi belirleyebilirsiniz. Satışlarınızın az olduğu veya rakibinizin elinde bulunan bir bölgeye yapılacak satışlara daha fazla yüzde verebilirsiniz.
Her ürüne aynı prim yüzdelerini uygulamak zorunda değilsiniz. Ar-Ge’den yeni çıkan bir ürünün veya ürün gamınıza yeni eklediğiniz bir markanın pazarda tutunmasını sağlamak için farklı prim yüzdesi belirleyebilirsiniz.
Yüksek karlılığa daha fazla prim verebilirsiniz. Hedeflenen brüt karlılıktan daha fazla kar üreten satışçılara daha fazla prim verebilirsiniz.
Prim sisteminizde yüzde farklılaşması olacaksa tek yapmanız gereken tüm farklı prim yüzdelerini kurala bağlamanız ve tutarlılıkla uygulamanızdır.

Elbette sadece gerçekleşen satışlara prim vermek zorunda değilsiniz. İsterseniz tahsilat başarısını artırmak için tahsilatlara da prim verebilirsiniz. Böylece satıcılarınız sadece satmakla değil, tahsilat yapmakla da şevkle uğraşırlar. Örneğin satıcılarınız yaptıkları satışlardan ay sonunda %0,5 prim, yaptıkları tahsilatlardan %0,5 prim alırken, yıl sonunda hedefler tuttuğu zaman almak üzere %1 primi de yıllık prim saklaması için atın.

Satıcılarınıza prim verdiğiniz gibi, o primlerden kesintiler de yapabilirsiniz. Örneğin:

Satışlarındaki iskonto oranı belli bir yüzdenin üzerinde olanlardan her 1 puan için primlerinden belli bir miktar kesebilirsiniz.
Tahsilatlarındaki ortalama vade belli bir gün sayısından fazla olanlardan gün başına primlerinden belli bir miktar kesinti yapabilirsiniz.
Araç ve telefon kullanımında aşırıya kaçanlardan, trafik cezası yiyenlerden, disiplin uyarısı alanlardan belli bir miktar prim kesintisi yapabilirsiniz.
Prim sistemine geçtikten sonra sizi zorlayacak konulardan biri de komisyon yüzdelerin çalışanlar lehine sürekli iyileştirilmesi talebi olacaktır. Örneğin; prim oranlarının daha yüksek olması veya ay sonunda ödenen primin oranının daha çok olması veya yılsonu priminin karlılık hedefine endekslenmemesi veya karlılık hedefinin yılın son çeyreğinde tekrar revize edilmesi gibi. Bu gibi tavizler prim sisteminizden elde edeceğiniz verimi düşürecek, satışçılarınızı da tembelleştirecektir.

Prim vermenin mantığı çalışanların firma hedeflerine katkıda bulunmaları ve firma karlılığından çalışanları nemalandırmaktır. Ama günümüzde prim sistemi olan birçok firma karlı olmamasına rağmen çalışanlarına prim vermektedir. Prim sistemi gelir getirici bir uygulama değil, masraf merkezi olmuştur. Çünkü ya prim sistemi başta iyi kurgulanmamıştır, ya da daha sonra deforme edilmiştir.

Gelelim şirket içi dengelere

İşi satış olan direkt işi satışı bağlayan ile pasif bir destekle işleri verimli kılan arasında nasıl bir denge kurulmalıdır. Buda takım içerisinde  kurulacak performans kriterlerine göre kişisel hedef vermek ve bu hedefleri gerçekleştirdiğinde mutlak suretle pastadan pay vermektir. Yada satış ekibinin ücretlendirmesini daha baz bir seviyeden primle yani gayret ederek yükseltebileceği bir konuma getirmek, diğer departmanların aylık riskini düşürmek, olası şirkete ve markaya dair pazar payı, karlılık, yada satış ortak hedefleri tutturduğunda yıl sonu primi ile muhasebe, planlama, ik departmanları çalışanlarını ödüllendirmek anlamlı olacaktır.

SourceBK